Datenschutzrichtlinie Bewerber
Datenschutz bei Bewerbung & Bewerberdaten
Rechtsgrundlage
Jeder Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss sich aufgrund des Verbots mit Erlaubnisvorbehalts auf eine Rechtsgrundlage stützen. Im Bereich der Mitarbeiterdaten sieht die DSGVO die Öffnungsklausel des Art. 88 Abs. 1 DSGVO vor, von der der Gesetzgeber in § 26 BDSG Gebrauch gemacht hat. Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck der Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis dient. Der § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG nennt hier auch ausdrücklich Bewerberinnen und Bewerber. Für die grundlegenden Tätigkeiten innerhalb des Bewerbungsverfahrens, wie das Sichten der Bewerbungsunterlagen oder das Einladen zum Vorstellungsgespräch ist
daher § 26 Abs. 1 BDSG die einschlägige Rechtsgrundlage.
Jedoch kann, in einigen Fällen der Verarbeitung von Bewerberdaten, eine Einwilligung des Bewerbers nach § 26 Abs. 2 BDSG erforderlich sein. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Bewerber für eine mögliche spätere Zusammenarbeit in einen Bewerberpool aufgenommen werden soll.
Informationspflichten
Art der personenbezogenen Daten (Bewerberstammdaten, Qualifikationen, Zeugnisse),
Quelle aus der die Daten stammen (vom Bewerber selbst oder Dienstleistern),
An wen die Daten weitergegeben werden (z.B. Personalabteilung, Fachbereichsleiter oder Betriebsrat),
Speicherdauer (z.B. 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens),
Rechte der Bewerber (Betroffenenrechte wie Löschung, Auskunft oder Recht auf Berichtigung).
Es gibt verschiedene Wege, wie Bewerber über ihre Rechte informiert werden können. Bei Online-Bewerbungen können die Informationspflichten an eine automatisierte Eingangsbestätigung angehangen werden. Bei der Nutzung eines Online-Bewerberportals können die Informationen unmittelbar zur Verfügung gestellt werden.
Aufnahme ins Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Der Verantwortliche ist nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO dazu verpflichtet über seine Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten ein Verzeichnis zu führen. Auch die Prozesse des Bewerbermanagements sollten hier aufgelistet werden. Diese Übersicht kann insbesondere beim Einhalten der Betroffenenrechte hilfreich sein. Des Weiteren sind die Verzeichnisse notwendig, damit Unternehmen ihre Rechenschaftspflichten gegenüber den Aufsichtspflichten nachkommen können. Das kann dann von Nutzen sein, wenn sich ein Bewerber bei der zuständigen Datenschutzaufsicht beschwert und das Unternehmen seine Verzeichnisse der Aufsicht vorlegen muss.
Gegebenenfalls muss auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO angefertigt werden.
Löschen von Bewerberdaten
Jedoch sollten die Bewerberdaten auch nicht unmittelbar gelöscht werden. Denn es besteht die Möglichkeit, dass Bewerber aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) gegen den potentiellen Arbeitgeber klagen. Solange der Arbeitgeber mit einer solchen Klage rechnen muss, kann er die Bewerberdaten maximal 6 Monate aufbewahren. Diese Frist ergibt sich aus § 15 Abs. 4 AGG. Hiernach muss der Kläger seinen Anspruch innerhalb von 2 Monaten nach Zugang der Ablehnung geltend machen. Danach hat der Kläger noch einmal 3 Monate Zeit, seinen Anspruch im Wege einer Klage geltend zu machen. Wenn nun noch die normalen Postlaufzeiten berücksichtigt werden, ergibt sich ein sicherer Rahmen von 6 Monaten bis zur Löschung.
Limitierter Zugriff auf Bewerberdaten
